如何推行档案工作规范化标准化

张智涛


　　档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

　　一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

　　二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

　　相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

　　三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

　　不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。





湖南省人民政府


湖南省实施《国防交通条例》办法



（２００１年９月３日湖南省人民政府第１３２次常务会议通过湖南省人民政府令第150号发布自２００１年１１月１日起施行）

第一条 根据《国防交通条例》（以下简称《条例》）和其他有关规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条 在本省行政区域内从事国防交通活动，必须遵守《条例》和本办法。
第三条 县级以上人民政府国防交通主管机构负责本行政区域内的国防交通工作。铁路、道路、水路、航空、管道、邮政、电信等行业管理部门（以下统称交通管理部门）应当按照《条例》和本办法的规定履行国防交通职责。
县级以上人民政府计划、财政、土地、建设、规划、公安、民政、卫生等有关部门应当在各自职责范围内做好国防交通工作。有关交通企业、事业单位，应当按照《条例》第九条的规定履行职责。
第四条 县级以上人民政府应当完善国防交通主管机构，重视国防交通建设，将国防交通建设纳入国民经济和社会发展计划。
第五条 省、市、州、县的国防交通保障计划，应当根据上一级国防交通保障计划的要求，结合本地区实际情况，由县级以上国防交通主管机构组织本级人民政府有关部门、交通管理部门和军事机关拟订，征求上一级国防交通主管机构意见后，报本级人民政府批准。
承担国防交通任务的交通企业，应当按照规定制定本单位国防交通保障计划，完成国防交通保障任务。
第六条 国防交通建设规划由市、州以上国防交通主管机构拟订，送本级人民政府计划部门、交通管理部门综合平衡后，报本级人民政府批准。
第七条 各级交通管理部门编制交通建设规划时，应当征求本级国防交通主管机构的意见。交通建设规划中有关贯彻国防要求的建设项目，建设单位必须按照国防要求进行建设，并接受国防交通主管机构的监督。县级以上人民政府国防交通主管机构和军事单位应当按照权限将有关贯彻国防要求的建设项目在该项目可行性论证和设计审查时向建设单位提出。
第八条 国防交通工程设施建设项目和有关贯彻国防要求的建设项目，其设计鉴（审）定、竣工验收应当经有关的国防交通主管机构同意。
承担有关贯彻国防要求的建设项目的勘察设计单位，对项目设计中贯彻国防要求的内容应当单独编制说明书。建设单位应当将建设项目的设计文件、竣工验收的有关资料，分别在设计鉴（审）定、竣工验收前报送有关的国防交通主管机构。国防交通主管机构应当加强对国防交通工程设施建设项目和有关贯彻国防要求的建设项目的监督检查。
第九条 对国防交通工程设施的建设实行优惠政策。具体办法按照国家和省有关规定执行。
第十条 国防交通控制用地范围，由县级以上人民政府组织土地管理部门、城市规划主管部门和国防交通主管机构根据土地利用总体规划和城市规划划定。
未经土地管理部门、城市规划主管部门和国防交通主管机构批准，任何单位和个人不得占用国防交通控制用地，不得在国防交通控制用地范围内修建建筑物和构筑物，或者埋设管线、电缆等设施。
国防交通控制用地包括：国防交通保障计划中列为在战时临时抢建铁路、道路、桥梁、隧道、机场、车站、渡口、码头、指挥所、通信枢纽等的用地。
第十一条 国防交通保障队伍分为专业保障队伍和交通沿线保障队伍。其队伍的组建按照《条例》和国家其他有关规定执行。
第十二条 交通管理部门应当根据国防交通保障计划的要求，结合生产、抢险救灾等组织专业保障队伍训练和进行必要的演练。交通企业、事业单位负责本单位的专业保障队伍的组织、日常训练和管理工作。交通沿线保障队伍的专业训练，按照《条例》的有关规定执行。
第十三条 交通保障队伍的车辆、船舶和其他机动设备，应当按照国家国防交通主管机构的规定设置统一的国防交通标志。
第十四条 各级国防交通主管机构应当掌握运力数量、质量、类别和分布情况。省国防交通主管机构应当根据战时和特殊情况的需要，制定运力动员方案，报省国防动员委员会审批，并报上级国防交通主管机构备案。交通管理部门和其他有关部门应当向同级国防交通主管机构提供运力注册登记和有关资料。
第十五条 动员或者征用运力，被动员或者征用的单位和个人必须服从，不得阻挠和提出无理要求。被动员、征用运力的申请、批准、交接、复员手续和赔偿、补偿以及其善后事宜，按照国家有关规定办理。
第十六条 县级以上国防交通主管机构应当做好本辖区军事运输工作的组织协调；交通管理部门应当优先安排军事运输计划，重点保障紧急、重要的军事运输；交通企业应当迅速、准确、安全地保证军事运输任务的完成。
第十七条 公安部门负责维护军事运输道路的交通秩序，及时处理涉及部队的交通事故，确保道路畅通。公安部门、港航监督机构负责维护军事运输水路、港口的交通秩序，确保运输船舶航行、停泊和装卸作业安全、畅通。
第十八条 民政、卫生部门应当在各自的职责范围内，根据部队的食宿、医疗计划，为实施军事运输的人员提供饮食、住宿和医疗方便。有条例的承运单位，也应当为实施军事运输的人员提供饮食、住宿和医疗方便。
第十九条 国防交通物资储备分为国家储备、部门储备和地方储备。储备的国防交通物资主要用于战时和特殊情况下交通工程设施的抢修、抢建。
地方物资储备由县级以上国防交通主管机构根据国防交通保障任务的需要，会同有关部门提出，经同级人民政府批准后，列入同级人民政府计划部门物资储备计划，报上一级国防交通主管机构备案。
第二十条 负责储备国防交通物资的单位，必须对所储备的物资加强维护和管理，不得损坏、丢失。
储备物资的布局和结构应当随着国防需要和物资供应变化，结合运输、生产建设及时进行调整。储备物资应当根据年限、质量变化、损耗等情况及时进行轮换更新。调整和轮换更新计划，应当报同级人民政府批准，并报上一级国防交通主管机构备案。
第二十一条 国防交通储备物资，未经国防交通主管机构批准，任何单位和个人不得动用。
经批准动用储备的国防交通物资，使用单位应当按照规定支付费用。动用的储备物资经批准借用或者租用的，应当按照规定的期限归还，造成损坏的应当赔偿损失。物资储备单位对所收取的费用和赔偿金应当专户储存，全部用于储备物资的更新、配套和维修管理，接受财政、审计监督。
第二十二条 各级人民政府有关部门和新闻机构，应当加强国防交通的宣传教育，增强全社会的国防意识。
第二十三条 国防交通科学技术研究成果应当向国防交通主管机构登记，进行转让时应当征得国防交通主管机构的同意。
第二十四条 凡从事国防交通活动的单位和个人，必须严格遵守保密规定，不得泄露国防交通等国家秘密。
第二十五条 国防交通资产属国家所有，禁止任何组织或者个人破坏、损害、侵占和非法处置。
第二十六条 国防交通经费除中央安排的外，由地方、部门和企业按照国家有关规定共同承担。由地方承担的国防交通经费，应当列入各级政府财政预算。
第二十七条 违反国防交通管理有关规定的，按照《条例》的规定处罚。
第二十八条 本办法自２００１年１１月１日起施行。